5 praktische Zeitmanagement-Aktivitäten für neue Manager, um ihre Zeit effizient zwischen Teammitgliedern, Vorstandssitzungen und eigenen Aufgaben zu strukturieren

In Ihrer früheren operativen Rolle wurden Ihnen wahrscheinlich spezifische Aufgaben zugewiesen, die Sie erledigt haben. Im Laufe der Jahre haben Sie sich natürlich daran gewöhnt, mit einem Projekt beauftragt zu werden und Ergebnisse zu liefern. Deshalb kann es ganz anders und sogar etwas überwältigend sein, wenn Sie in eine Führungsposition wechseln; eine Position, in der Sie nicht nur Ihre eigenen Aufgaben erledigen müssen, sondern auch ein Team leiten und einen Vorstand zufriedenstellen.

Wenn Sie das Gefühl haben, in alle Richtungen gezogen zu werden, sind Sie damit sicherlich nicht allein: Forbes berichtet, dass fast ein Viertel der Führungskräfte Zeit als ihre größte Herausforderung.

Die Bedeutung des Zeitmanagements

Im Jahr 2016 stuften Führungskräfte Zeitmanagement-Fähigkeiten als die siebtwichtigste entscheidende Fähigkeit für die Arbeitswelt, laut einem Bericht von IBM. Nur zwei Jahre später war diese Fähigkeit in der Rangliste aufgestiegen und zur zweitwichtigsten Fähigkeit geworden, nur knapp hinter Flexibilität.

Ein Bericht des Analyseunternehmens Deloitte geht näher auf die Bedeutung von Zeitmanagement-Aktivitäten ein und stellt fest, dass „ungewöhnlicher Zeitdruck selbst die klügste Person inkompetent erscheinen lassen kann“, was darauf hindeutet, dass Manager eher Fehler oder schlechte Entscheidungen treffen, wenn sie unter Zeitdruck stehen. Wenn Sie dem Vorstand Kompetenz und Managementfähigkeiten demonstrieren möchten, um Ihre Beförderung zu rechtfertigen und Ihrem Team Vertrauen einzuflößen, ist die Arbeit an Ihren Zeitmanagement-Fähigkeiten entscheidend. Aber wie können Sie diese Fähigkeiten verbessern?

Praktische Zeitmanagement-Aktivitäten

Die Online-Suche nach „Zeitmanagement-Fähigkeiten“ liefert oft Ergebnisse wie „Life Hacks“ und Technologie. Diese Ansätze sind jedoch bedenklich. „Life Hacks“ suggerieren die Notwendigkeit, Abkürzungen zu nehmen, was keine nachhaltige Praxis ist und Ihnen wahrscheinlich nicht die langfristigen Fähigkeiten vermittelt, die Sie benötigen, um Ihr Team souverän zu führen. Und obwohl Technologien wie Terminplanungs-Apps funktionieren können, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie positive Ergebnisse liefern, wenn Sie nicht die zugrunde liegenden Talente besitzen, die für den Aufbau einer guten Teamkultur erforderlich sind.

Stattdessen kann es effektiver sein, diese fünf praktischen Zeitmanagement-Aktivitäten zu nutzen:

Zeitmanagement-Aktivität 1: Eine Liste erstellen

„Was in vielerlei Hinsicht geschieht, ist, dass durch die Verschmelzung von Arbeit und Privatleben, die die Technologie in unser Leben gebracht hat, es wirklich schwer ist, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Deshalb sagen wir Organisationsführern als Allererstes: denken Sie über die Mission Ihrer Organisation nach, und legen Sie dann alles andere beiseite“, sagt Deloitte-Forscherin Kelly Monahan. Eine Liste sowohl der Kernaktivitäten als auch der ergänzenden Aufgaben kann es erleichtern, Dringendes zu priorisieren und eine größere Transparenz in Ihrer Arbeitslast zu schaffen.

Zeitmanagement-Aktivität 2: Ihre Woche planen

Eine unter Studenten durchgeführte Studie ergab, dass diejenigen, die ein besseres Verständnis für die Nutzung ihrer Zeit hatten, sich kontrollierter bei ihren Aufgaben, weniger Anspannung berichteten und eine geringere wahrgenommene Arbeitslast hatten als diejenigen, die nicht verstanden, wie ihre Zeit genutzt wurde. Es kann vorteilhaft sein, eine Kalender-App zu verwenden, um Ihre Woche zu visualisieren und zu planen, indem Sie spezifische Zeitblöcke für spezifische Aufgaben erstellen. Natürlich kann Unerwartetes auftauchen, aber einen Plan zu haben, versetzt Sie in die Lage, die Kontrolle zu behalten.

Zeitmanagement-Aktivität 3: Lernen Sie Ihr Team kennen

Sich die Zeit zu nehmen, Ihr Team besser kennenzulernen – insbesondere deren Stärken und Schwächen durch eine Kompetenzanalyse – kann Ihnen helfen, Zeit zu gewinnen, indem Sie sich vom Mikromanagement-Ansatz lösen. Wenn Sie Ihr Team nicht kennen, können Sie ihnen nicht zutrauen, selbstständig zu arbeiten, was Ihnen weniger Zeit für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Vorstand lässt. Die Kenntnis der Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter kann Ihnen auch ermöglichen, die richtigen Aufgaben an die richtigen Personen zu delegieren und so Ihre Arbeitslast auszugleichen.

Zeitmanagement-Aktivität 4: Den Status quo hinterfragen

Das Unternehmen mag seine eigenen etablierten Arbeitsweisen haben, an die Ihr Team gewöhnt ist. Aber als neuer Manager haben Sie den Vorteil, mit einem frischen Blickwinkel hereinzukommen, was eine Gelegenheit bietet, Ineffizienzen zu beseitigen und neue Prozesse und Verfahren zu entwickeln, die Ihnen mehr Zeit verschaffen, um Dinge zu erledigen. Bedenken Sie, dass US-Unternehmen jährlich 213 Milliarden Dollar – und viel wertvolle Zeit – für ineffektive Meetings. Finden Sie Ihre eigenen zeiteffizienten Wege, Ihr Team zu führen, unter Berücksichtigung der verschiedenen Persönlichkeitstypen in Ihrem Team und wie jede Person am liebsten arbeitet.

Zeitmanagement-Aktivität 5: Ablenkungen minimieren

„Man denkt, man sitzt lange am PC, aber das stimmt nicht. Man sitzt meist nur kurz daran, bevor man zu etwas anderem wechselt. Man wird von einer Person unterbrochen, durch einen Anruf, oder man erledigt etwas auf Papier“, sagt Professorin Dr. Gloria Mark von der University of California. Marks Forschung zu Ablenkungen am Arbeitsplatz ergab, dass Manager aufgrund von Unterbrechungen typischerweise nur drei Minuten am Stück an einer Aufgabe verbringen, und es kann mehr als 23 Minuten dauern, die Arbeit wieder aufzunehmen. Abschalten, selbst nur kurz, kann helfen, Sie zum Erfolg zu motivieren.

Mit gutem Beispiel vorangehen

Während Zeitmanagement-Fähigkeiten für Sie als neuen Manager, der sowohl auf als auch abwärts in der Organisationshierarchie agieren muss, unerlässlich sind, sind diese Fähigkeiten auch für Ihr Team wichtig. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Fördern Sie eine Kultur des effektiven Zeitmanagements in Ihrem Team, indem Sie sie ermutigen, dieselben Zeitmanagement-Aktivitäten in ihren täglichen Abläufen zu nutzen, um Effizienz und Produktivität zu steigern.

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