5 activités pratiques de gestion du temps pour les nouveaux managers afin de structurer efficacement leur temps entre les membres de l'équipe, les réunions du conseil d'administration et leurs propres tâches

Dans votre précédent rôle opérationnel, on vous confiait probablement des tâches spécifiques, et vous les exécutiez. Au fil des ans, vous avez naturellement pris l'habitude de vous voir confier un projet et d'obtenir des résultats, et c'est pourquoi la transition vers un poste de direction peut être assez différente et même un peu accablante ; un poste où vous avez non seulement vos propres tâches à accomplir, mais aussi une équipe à diriger et un conseil d'administration à satisfaire.

Si vous avez l'impression d'être tiré dans tous les sens, vous n'êtes certainement pas seul : Forbes rapporte que près d'un quart des dirigeants citent le temps comme leur plus grand défi.

L'importance de la gestion du temps

En 2016, les dirigeants d'entreprise ont classé les compétences en gestion du temps comme la 7e compétence la plus essentielle pour la main-d'œuvre, selon un rapport d'IBM. Deux ans plus tard, elle était passée au 2e rang des compétences les plus vitales, juste derrière la flexibilité.

Un rapport du cabinet d'analyse Deloitte approfondit l'importance des activités de gestion du temps, affirmant qu'une « pression temporelle inhabituelle peut faire paraître incompétente même la personne la plus intelligente », ce qui suggère que les managers sont plus susceptibles de commettre des erreurs ou de prendre de mauvaises décisions lorsqu'ils sont pressés par le temps. Si vous souhaitez démontrer vos compétences et vos aptitudes en gestion au conseil d'administration pour justifier votre promotion, et inspirer confiance à votre équipe, travailler sur vos compétences en gestion du temps est essentiel. Mais comment améliorer ces compétences ?

Activités pratiques de gestion du temps

La recherche de « compétences en gestion du temps » en ligne produit souvent des résultats tels que des « astuces de vie » (life hacks) et des technologies. Cependant, ces approches soulèvent des préoccupations. Les « astuces de vie » suggèrent la nécessité de prendre des raccourcis, ce qui n'est pas une pratique durable et ne vous fournira probablement pas les compétences à long terme dont vous avez besoin pour gérer votre équipe en toute confiance. Et bien que les technologies comme les applications de planification puissent fonctionner, elles sont moins susceptibles de produire des résultats positifs si vous ne possédez pas les talents fondamentaux requis pour bâtir une bonne culture d'équipe.

Il peut être plus efficace d'utiliser ces cinq activités pratiques de gestion du temps :

Activité de gestion du temps 1 : Faites une liste

« Ce qui se passe de bien des façons, c'est qu'en raison de l'estompement des frontières entre le travail et la vie personnelle que la technologie a introduit dans nos vies, il est vraiment difficile de rester concentré sur l'essentiel. La toute première chose que nous disons aux dirigeants d'organisation est de réfléchir à la mission de leur organisation, puis de laisser tout le reste de côté », déclare Kelly Monahan, chercheuse chez Deloitte. Établir une liste des activités commerciales principales et des tâches complémentaires peut faciliter la priorisation de l'urgent et créer une plus grande transparence dans votre charge de travail.

Activité de gestion du temps 2 : Planifiez votre semaine

Une recherche menée auprès d'étudiants a révélé que ceux qui avaient une meilleure compréhension de l'utilisation de leur temps se sentaient plus en contrôle de leurs tâches, signalaient moins de tension et percevaient une charge de travail inférieure à ceux qui ne comprenaient pas comment leur temps était utilisé. Il peut être bénéfique d'utiliser une application de calendrier pour visualiser et planifier votre semaine, en créant des blocs de temps spécifiques pour des tâches spécifiques. Bien sûr, l'imprévu peut survenir, mais avoir un plan vous permet de garder le contrôle.

Activité de gestion du temps 3 : Apprenez à connaître votre équipe

Prendre le temps de mieux connaître votre équipe – en particulier leurs forces et leurs faiblesses via une analyse des écarts de compétences – peut vous aider à libérer du temps en vous éloignant de l'approche de microgestion. Si vous ne connaissez pas votre équipe, vous ne pourrez pas leur faire confiance pour travailler de manière autonome, ce qui vous laissera moins de temps pour communiquer et collaborer avec le conseil d'administration. Connaître les capacités de vos employés peut également vous permettre de déléguer les bonnes tâches aux bonnes personnes, équilibrant ainsi votre charge de travail.

Activité de gestion du temps 4 : Remettez en question le statu quo

L'entreprise peut avoir ses propres méthodes de travail établies auxquelles votre équipe est habituée. Mais en tant que nouveau manager, vous avez l'avantage d'arriver avec un regard neuf, ce qui offre l'opportunité d'éliminer les inefficacités et de développer de nouveaux processus et procédures qui vous laisseront plus de temps pour accomplir vos tâches. Considérez que les entreprises américaines gaspillent 213 milliards de dollars par an – et beaucoup de temps précieux – en réunions inefficaces. Trouvez vos propres méthodes de gestion d'équipe efficaces en termes de temps, en tenant compte des différents types de personnalité au sein de votre équipe et de la manière dont chaque personne préfère travailler.

Activité de gestion du temps 5 : Minimisez les distractions

« Vous pensez rester longtemps devant votre PC, mais ce n'est pas vrai. Vous y restez généralement brièvement avant de passer à autre chose. Vous êtes interrompu par une personne, par un appel téléphonique, ou vous faites quelque chose sur papier », déclare la professeure Gloria Mark de l'Université de Californie. La recherche de Mark sur les distractions au travail a révélé que les managers passent généralement seulement trois minutes à la fois sur une tâche en raison des interruptions, et qu'il peut falloir plus de 23 minutes pour reprendre le travail. Se déconnecter, même brièvement, peut vous aider à vous motiver à réussir.

Montrez l'exemple

Bien que les compétences en gestion du temps soient essentielles pour vous en tant que nouveau manager devant opérer à tous les niveaux de la hiérarchie organisationnelle, ces compétences sont également importantes pour votre équipe. Montrez l'exemple. Favorisez une culture de gestion efficace du temps au sein de votre équipe en les encourageant à utiliser ces mêmes activités de gestion du temps dans leurs opérations quotidiennes, stimulant ainsi l'efficacité et la productivité.

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