5 praktische tijdmanagementactiviteiten voor nieuwe managers om hun tijd efficiënt te structureren tussen teamleden, bestuursvergaderingen en hun eigen taken

In je vorige operationele functie kreeg je waarschijnlijk specifieke taken toegewezen, en die voerde je uit. Door de jaren heen ben je er vanzelf aan gewend geraakt om een project toegewezen te krijgen en resultaten te leveren, en daarom kan het heel anders en zelfs een beetje overweldigend zijn wanneer je overstapt naar een managementpositie; een positie waarin je niet alleen je eigen taken moet voltooien, maar ook een team moet leiden en een bestuur tevreden moet stellen.

Als het voelt alsof je alle kanten op wordt getrokken, ben je zeker niet de enige: Forbes meldt dat bijna een kwart van de leiders tijd als hun grootste uitdaging.

Het belang van tijdmanagement

In 2016 rangschikten bedrijfsleiders tijdmanagementvaardigheden als de 7e meest cruciale vaardigheid voor de beroepsbevolking, volgens een rapport van IBM. Slechts twee jaar later was dit gestegen naar de 2e meest vitale vaardigheid, net na flexibiliteit.

Een rapport van onderzoeksbureau Deloitte gaat dieper in op het belang van tijdmanagementactiviteiten, waarin staat dat ‘ongewone tijdsdruk zelfs de slimste persoon incompetent kan doen lijken’, wat suggereert dat managers eerder fouten maken of slechte beslissingen nemen wanneer ze onder tijdsdruk staan. Als je graag competentie en managementvaardigheden wilt tonen aan het bestuur om je promotie te rechtvaardigen en vertrouwen in je team wilt wekken, is werken aan je tijdmanagementvaardigheden essentieel. Maar hoe kun je deze vaardigheden verbeteren?

Praktische tijdmanagementactiviteiten

Online zoeken naar ‘tijdmanagementvaardigheden’ levert vaak resultaten op zoals ‘lifehacks’ en technologie. Er zijn echter bedenkingen bij deze benaderingen. ‘Lifehacks’ suggereren de noodzaak om kortere wegen te nemen, wat geen duurzame praktijk is en je waarschijnlijk niet de langetermijnvaardigheden zal bieden die je nodig hebt om je team met vertrouwen te managen. En hoewel technologie zoals planningsapps kan werken, zullen ze minder snel positieve resultaten opleveren als je niet over de onderliggende talenten beschikt die nodig zijn bij het opbouwen van een goede teamcultuur.

In plaats daarvan kan het effectiever zijn om deze vijf praktische tijdmanagementactiviteiten te gebruiken:

Tijdmanagementactiviteit 1: Maak een lijst

“Wat op veel manieren gebeurt, is dat door de vervaging van de grenzen tussen werk en privé die technologie nu in ons leven heeft gebracht, het heel moeilijk is om gefocust te blijven op het belangrijkste. Dus het allereerste wat we organisatorische leiders vertellen is denk na over de missie van je organisatie, en leg dan al het andere terzijde,” zegt Deloitte-onderzoeker Kelly Monahan. Het maken van een lijst met zowel kernactiviteiten als aanvullende taken kan het gemakkelijker maken om prioriteit te geven aan wat urgent is en meer transparantie in je werklast te creëren.

Tijdmanagementactiviteit 2: Breng je week in kaart

Onderzoek onder studenten toonde aan dat degenen die een beter begrip hadden van het gebruik van hun tijd zich meer in controle voelden over hun taken, minder spanning rapporteerden en een waargenomen lagere werklast hadden dan degenen die niet begrepen hoe hun tijd werd benut. Het kan nuttig zijn om een agenda-app te gebruiken om je week te visualiseren en in kaart te brengen, waarbij je specifieke tijdsblokken creëert voor specifieke taken. Natuurlijk kan het onverwachte opduiken, maar een plan hebben zorgt ervoor dat jij aan het roer staat.

Tijdmanagementactiviteit 3: Leer je team kennen

De tijd nemen om je team beter te leren kennen – met name hun sterke en zwakke punten via een vaardigheidskloofanalyse – kan je helpen tijd vrij te maken door af te stappen van de micromanagementbenadering. Als je je team niet kent, kun je ze niet vertrouwen om zelfstandig te werken, wat je minder tijd kan geven om te communiceren en samen te werken met het bestuur. Het kennen van de capaciteiten van je medewerkers kan je ook in staat stellen de juiste taken aan de juiste mensen te delegeren, waardoor je werklast in balans blijft.

Tijdmanagementactiviteit 4: Daag de status quo uit

Het bedrijf heeft mogelijk zijn eigen gevestigde werkwijzen waaraan je team gewend is. Maar als nieuwe manager heb je het voordeel dat je met een frisse blik binnenkomt, wat een kans biedt om inefficiënties te verwijderen en nieuwe processen en procedures te ontwikkelen die je meer tijd geven om dingen gedaan te krijgen. Bedenk dat Amerikaanse bedrijven jaarlijks 213 miljard dollar – en veel kostbare tijd – verspillen aan ineffectieve vergaderingen. Vind je eigen tijdefficiënte manieren om je team te managen, rekening houdend met de verschillende persoonlijkheidstypes in je team en hoe elke persoon het liefst werkt.

Tijdmanagementactiviteit 5: Minimaliseer afleidingen

“Je denkt dat je lang achter je pc zit, maar dat is niet waar. Meestal zit je er maar kort achter voordat je overschakelt naar iets anders. Je wordt onderbroken door een persoon, door een telefoontje, of je doet iets op papier,” zegt professor Dr. Gloria Mark van de Universiteit van Californië. Marks onderzoek naar afleidingen op de werkplek toonde aan dat managers doorgaans slechts drie minuten per keer aan een taak besteden vanwege onderbrekingen, en dat het meer dan 23 minuten kan duren om het werk te hervatten. Even uitschakelen, zelfs maar kort, kan je helpen motiveren om te slagen.

Geef het goede voorbeeld

Hoewel tijdmanagementvaardigheden essentieel zijn voor jou als nieuwe manager die zowel opwaarts als neerwaarts in de organisatiehiërarchie moet opereren, zijn deze vaardigheden ook belangrijk voor je team. Geef het goede voorbeeld. Creëer een cultuur van effectief tijdmanagement binnen je team door hen aan te moedigen dezelfde tijdmanagementactiviteiten te gebruiken in hun dagelijkse werkzaamheden, wat de efficiëntie en productiviteit ten goede komt.

‍