Het kompas van de nieuwe manager om je afdeling te systematiseren, managementvaardigheden te ontwikkelen en met vertrouwen aan de directie te rapporteren

Je hebt een belangrijke rol gespeeld in het behalen van aanzienlijke successen in je vorige operationele functie, maar nu je bent overgestapt naar een nieuwe managementpositie, voel je je onzeker over je vaardigheden en je vermogen om leiding te geven. Klinkt dit bekend? Je bent niet de enige. Het kan een uitdaging zijn om van een rol waarin je 'een van de jongens' was, te verschuiven naar een cruciaal communicatiekanaal tussen de operatie en de kernactiviteiten van het bedrijf, en misschien wel het meest zorgwekkende is dat elke beslissing die je neemt voor iedereen zichtbaar is.

Een positie waarin je zowel omhoog als omlaag in de organisatiestructuur moet communiceren, kan lastig zijn om te navigeren, daarom heb je een kompas nodig; een routekaart om je afdeling te systematiseren, managementvaardigheden te ontwikkelen en met vertrouwen te rapporteren.

Je team leren kennen

De eerste stap op elke strategische routekaart is de tijd nemen om je team te leren kennen. Je bent verantwoordelijk voor het succes van je team, en eventuele fouten die je maakt in je aanpak zullen een veel grotere impact hebben dan toen je in je vorige operationele functie zat. Dit is het moment om te leren hoe een nieuwe manager een analyse van de vaardigheidskloof van het team kan uitvoeren om te identificeren wat werkt, wat niet werkt en wat verbetering behoeft. Door de capaciteiten van je team te begrijpen - en te achterhalen waar aanvullende training nuttig kan zijn - wordt het veel gemakkelijker om je managementvaardigheden te ontwikkelen op een manier die succes stimuleert en tegelijkertijd je belangrijkste middelen ondersteunt.

Een analyse van de vaardigheidskloof van het team laat zien waar je team momenteel staat en waar het moet zijn om doelen te bereiken en op te vallen bij de directie. Het stelt je ook in staat om specifieke teamleden met niche-talenten te herpositioneren, waardoor ze op de beste plek zitten om eventuele hiaten te overbruggen en je te helpen efficiënter en effectiever verder te gaan met je project. Je weet wat er van je wordt verwacht en je bent gepassioneerd over het ontwikkelen van je team, zowel persoonlijk als professioneel. Je team leren kennen en een vaardigheidskloofanalyse uitvoeren, is de basis voor het behalen van succesvolle resultaten.

Tijd vinden om te groeien

Als nieuwe manager heb je misschien gemerkt dat er twee belangrijke obstakels zijn die je ervan weerhouden om je managementvaardigheden te ontwikkelen op een manier die echt een verschil maakt. Het eerste obstakel is dat je het gevoel hebt dat je alle kanten op wordt getrokken, waardoor je weinig tijd overhoudt om je te concentreren op je eigen groei binnen de functie. Voordat je naar een managementpositie werd overgeplaatst, was je waarschijnlijk erg servicegericht en gewend om taken direct af te handelen. Nu wordt van je verwacht dat je je verantwoordelijkheden uitvoert en tegelijkertijd een belangrijke rol speelt in de zakelijke besluitvorming, wat een uitdaging kan zijn. Het toepassen van nieuwe timemanagementvaardigheden kan helpen.

Door praktische timemanagementactiviteiten voor nieuwe managers toe te passen om hun tijd efficiënt te structureren tussen teamleden, bestuursvergaderingen en hun eigen taken, kunnen managers zichzelf positioneren om de verscheidenheid aan interne klanten die voortdurend om oplossingen vragen, beter aan te kunnen. De noodzaak om overal kleine brandjes te blussen zal niet verdwijnen, maar timemanagementvaardigheden kunnen de impact ervan verminderen.

Je managementvaardigheden ontwikkelen

Het tweede obstakel dat je succes in de weg kan staan, is de 'vloek van kennis'. Omdat je een proactieve aanpak had in je vorige operationele functie, heb je 'het allemaal al meegemaakt'; je hebt ervaring aan je zijde, maar bij de overgang naar een andere positie kan deze ervaring je ervan weerhouden om je aanpak te veranderen en aan te passen aan de nieuwe vereisten van de functie. Daarom kunnen externe ondersteuningsnetwerken en online managementleiderschapscursussen helpen de leiders van de toekomst, zoals jij, te vormen; ze zijn ontworpen om eerdere ervaring te overstijgen met praktische, hands-on leermethoden om je te helpen verbeteren als manager.

In het begin is het natuurlijk om je ongemakkelijk en zelfs enigszins bang te voelen om fouten te maken op kantoor, vooral met alle ogen op jou gericht. Je bent leergierig en enthousiast om jezelf te ontwikkelen om het risico op fouten te minimaliseren en ervoor te zorgen dat je op elke situatie bent voorbereid, maar traditionele trainingsmogelijkheden voldoen niet. Je leert niet door te luisteren; je leert door te doen. Praktische training die de essentiële vaardigheden en persoonlijke hulpmiddelen biedt die nodig zijn om dagelijkse situaties met medewerkers aan te pakken, is het beste voor leiderschap.

Deze online cursussen kunnen ook richting geven wanneer je je team door verandering begint te leiden. Begrijpen hoe nieuwe managers leiderschapstools voor verandermanagement kunnen gebruiken om teams te helpen zich aan te passen aan verandering, is essentieel voor elke leider die zich heeft afgevraagd wat medewerkers zal helpen de nieuwe veranderingen gewillig te accepteren.

Terwijl jij je moet aanpassen aan je nieuwe rol als leider, moet je team zich ook aanpassen aan veranderingen in de organisatiestructuur, veranderingen in de hiërarchie en veranderingen in hoe ze worden gemanaged, en dit is iets dat vaak over het hoofd wordt gezien. Door de behoeften van het team in deze tijd te begrijpen en te erkennen, kunnen nieuwe managers de fundamenten leggen voor een gelukkig, geïnspireerd en gemotiveerd team dat zich gesteund voelt, zich in staat voelt om hulp te vragen wanneer dat nodig is, en zich zelfverzekerd voelt.

Succes stimuleren in diverse teams

Voordat je overstapte naar je nieuwe functie, was je je er misschien al van bewust dat je team zou bestaan uit individuen van verschillende leeftijden en achtergronden. Wat echter misschien niet zo duidelijk was, is het feit dat je nieuwe team ook bestaat uit individuen met uitgesproken persoonlijkheden, variërend van verschillen in culturele overtuigingen tot verschillen in ervaringen, passies, interesses, zelfvertrouwen en meer. Het begrijpen van de verschillende persoonlijkheidstypes die je in een team kunt vinden, en hoe je deze effectief kunt managen, is essentieel voor het leveren van een individuele, impactvolle aanpak.

Een goede leider zijn betekent dat je je managementvaardigheden kunt benutten en je aanpak kunt aanpassen aan elk van de verschillende persoonlijkheden binnen je team. Een goede manager zijn is een beetje als een kameleon zijn, en hoewel het niet mogelijk is om alles voor iedereen te zijn, is het wel mogelijk om individuen de ondersteuning te geven die ze allemaal nodig hebben. In je vorige functie deed je de dingen graag op je eigen manier. Nu wordt het steeds duidelijker dat verschillende mensen kunnen reageren op verschillende managementstijlen.

Natuurlijk is er in diverse teams, waar iedereen zijn eigen voorkeursstijl en werkwijze heeft, potentieel voor conflicten, en dit is iets waar nieuwe managers zich bewust van moeten zijn. Training in conflictmanagement maakt het gemakkelijker om te begrijpen hoe je verschillende soorten conflicten kunt identificeren en er snel en effectief mee om kunt gaan. Een veelvoorkomende situatie waarin nieuwe managers zich vaak bevinden, is dat ze zich zeer bewust zijn van de noodzaak om conflicten op te lossen, maar de managementvaardigheden en -hulpmiddelen missen die nodig zijn om deze situaties aan te pakken op een manier die een duidelijk resultaat oplevert voor alle betrokkenen.

Resultaten leveren

Nieuwe leiders hebben vaak twee rollen te vervullen. Ten eerste moeten ze de directie laten zien dat ze te vertrouwen zijn om de juiste beslissingen te nemen voor het bedrijf. Ten tweede moeten ze hun team laten zien dat ze hen ondersteunen en toegewijd zijn om hen te helpen hun doelen te bereiken.

Geweldige resultaten kunnen niet worden geleverd zonder rekening te houden met beide kanten van de medaille. Het integreren van beide in je aanpak kan lastig zijn, maar er zijn bepaalde management- en leiderschapsvaardigheden voor nieuwe managers en supervisors die je zullen helpen een geweldige leider te worden die de directie vertrouwt en de medewerkers bewonderen. Deze managementvaardigheden helpen je om zowel omhoog als omlaag in de hiërarchie effectief te managen.

Zonder deze specifieke leiderschaps- en managementvaardigheden is het gemakkelijk voor leiders om in de val te lopen van het simpelweg 'dwingen' van medewerkers om zich aan de nieuwe managementstijl te houden, zonder hen te ondersteunen of te begeleiden bij veranderingen. Nieuwe leiders, die graag hun waarde aan de directie willen bewijzen en de promotie willen rechtvaardigen, kunnen ook in de verleiding komen om medewerkers te micromanagen. Beide technieken kunnen meer kwaad dan goed doen.

Om geweldige resultaten te leveren, is het belangrijk om de effecten van leiderschapsstijlen op teammotivatie te begrijpen. Dit begrip zal het veel gemakkelijker maken om een gelukkiger, efficiënter team op te bouwen en te creëren dat bereid en in staat is om betere resultaten te leveren, en dit betekent het benutten van managementvaardigheden die gelukkige mensen faciliteren.

Van nature heb je misschien een vrij directieve managementstijl, en leren hoe je op een andere manier leiding kunt geven, kan een hele uitdaging blijken te zijn. Maar het is de moeite waard. Je weet hoe essentieel het is om mensen te motiveren en ervoor te zorgen dat ze houden van wat ze doen en dat ze het goed doen, en dit kan van nature gebeuren door managementstijlen te implementeren die gebaseerd zijn op vertrouwen en autonomie, die teams de vrijheid bieden om te slagen.

Een positieve teamcultuur opbouwen

Motivatie kan worden bereikt door de directe toepassing van uitstekende managementvaardigheden, maar het kan ook worden bereikt door deze vaardigheden te richten op het opbouwen van een positieve teamcultuur die talent koestert en medewerkers inspireert om echt geweldige dingen te doen.

Er is geen definitief goed of fout als het gaat om het opbouwen van een positieve teamcultuur, en dit zal grotendeels afhangen van de persoonlijkheden binnen je team en het type branche waarin je werkt. Er zijn echter bepaalde tactieken die nieuwe managers kunnen gebruiken voor het opbouwen van een goede teamcultuur die ervoor zorgen dat de juiste medewerker op de juiste plek zit om elke keer de beste resultaten te leveren. Een afgewogen, doordachte aanpak op deze manier helpt individuele teamleden op één lijn te brengen, zodat ze samenwerken aan een gemeenschappelijk doel, ondersteund door elkaar.

De grootste uitdaging bij het opbouwen van een positieve teamcultuur is dat succes moeilijk te meten kan zijn. Als er dingen misgaan binnen je team, zul je er als manager zeker van horen. Wanneer medewerkers echter gelukkig zijn, zie of hoor je ze misschien niet, dus het is moeilijk om te weten wanneer je iets goed doet. Daarom is het belangrijk om regelmatig contact te hebben met je team en om hun feedback en meningen te vragen.

Door een positieve teamcultuur en een positieve relatie met je medewerkers op te bouwen, wordt het ook gemakkelijker om te communiceren… zelfs wanneer je slecht nieuws moet brengen. Hoewel er tal van effectieve communicatietechnieken zijn die elke nieuwe manager kan gebruiken bij het brengen van slecht nieuws aan medewerkers, kan de ondersteuning van die goede teamcultuur en vriendelijke omgeving helpen om moeilijke situaties iets minder stressvol te maken. Oefeningen voor moeilijke gesprekken kunnen hier van onschatbare waarde zijn, vooral als dit een gebied is waar je ervaring mist.

Als manager ben je je er zeer van bewust dat, hoewel zeldzaam, een deel van je nieuwe verantwoordelijkheid is om 'slecht nieuwsgesprekken' te voeren. Deze zijn nooit gemakkelijk voor beide partijen, en je kunt nerveus zijn over het effectief omgaan met deze situaties, vooral als je gewend bent direct te zijn, maar niet altijd diplomatiek. Het is echter belangrijk om te onthouden dat een van de redenen waarom je boven alle mogelijke kandidaten naar je nieuwe functie bent gepromoveerd, je vermogen is om uit te blinken in persoonlijke communicatie. Je hebt wat je nodig hebt; je hebt alleen de tools nodig om je inherente managementvaardigheden in de praktijk te brengen.

Communiceren met de directie

Zelfs in je nieuwe managementrol vind je het misschien nog steeds moeilijk om je voorstellen en projecten goedgekeurd te krijgen door de directie. Deze situatie is niet uniek voor jou; veel nieuwe leiders bevinden zich in een vergelijkbare positie, en het gebeurt waarschijnlijk omdat je de 'bovenkant' op dezelfde manier benadert als de 'onderkant'; je gebruikt dezelfde managementvaardigheden voor bestuursleden als voor je team.

Communiceren met de directie is anders en vereist een andere stijl. Er is een reeks presentatietechnieken die nieuwe managers kunnen gebruiken om hun plannen goedgekeurd te krijgen door de directie en projectbudget veilig te stellen, wat het omgaan met de 'bovenkant' veel eenvoudiger kan maken. Deze technieken richten zich op leiderschap. Hoewel je bang kunt zijn om je superieuren teleur te stellen door doelen niet te halen en daarom een passievere aanpak wilt kiezen, is vooruitgaan met vertrouwen en leiderschapsvaardigheden essentieel.

Je voelt je misschien gefrustreerd dat je je voorstellen niet goedgekeurd krijgt door je superieuren, en de waarheid is dat er geen magische oplossing is. In plaats daarvan draait het allemaal om het opdoen van meer ervaring in je rol; in het begrijpen van de beste methoden voor het presenteren en communiceren van je strategieën, in het benutten van kansen voor hands-on, praktisch leren, en het ontwikkelen van je managementvaardigheden op een manier die je helpt te slagen.

‍