La boussole du nouveau manager pour systématiser votre service, développer vos compétences en gestion et faire des rapports au conseil d'administration en toute confiance

Vous avez joué un rôle essentiel dans la réussite de nombreuses initiatives grâce à votre précédent poste opérationnel, mais maintenant que vous avez accédé à un nouveau poste de direction, vous vous sentez incertain quant à vos compétences et votre capacité à diriger. Cela vous semble familier ? Vous n'êtes pas seul. Il peut être difficile de passer d'un rôle où vous étiez « l'un des vôtres » à celui de canal de communication essentiel entre les opérations et le cœur de l'entreprise, et le plus préoccupant est peut-être que chacune de vos décisions est visible par tous.

Un poste où vous devez communiquer à la fois vers le haut et vers le bas de la structure organisationnelle peut être délicat à gérer, c'est pourquoi vous avez besoin d'une boussole ; d'une feuille de route pour systématiser votre service, développer vos compétences en gestion et faire des rapports en toute confiance.

Apprendre à connaître votre équipe

La première étape de toute feuille de route stratégique consiste à prendre le temps de connaître votre équipe. Vous êtes responsable du succès de votre équipe, et toute erreur que vous commettrez dans votre approche aura un impact beaucoup plus important que lorsque vous occupiez votre précédent poste opérationnel. Il est maintenant temps d'apprendre comment un nouveau manager peut réaliser une analyse des lacunes en compétences de l'équipe pour identifier ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et ce qui doit être amélioré. En comprenant les capacités de votre équipe – et en déterminant où une formation supplémentaire pourrait être bénéfique – il devient beaucoup plus facile de développer vos compétences en gestion d'une manière qui favorise le succès tout en soutenant vos ressources clés.

Une analyse des lacunes en compétences de l'équipe vous montre où en est votre équipe et où elle doit être pour atteindre les objectifs et se démarquer auprès du conseil d'administration. Elle vous permet également de repositionner des membres spécifiques de l'équipe ayant des talents de niche, en les plaçant au meilleur endroit pour combler les lacunes et vous aider à faire avancer votre projet plus efficacement. Vous savez ce que l'on attend de vous, et vous êtes passionné par le développement de votre équipe, tant sur le plan personnel que professionnel. Apprendre à connaître votre équipe et réaliser une analyse des lacunes en compétences est le fondement de l'obtention de résultats fructueux.

Trouver le temps de se développer

En tant que nouveau manager, vous avez peut-être constaté que deux obstacles majeurs vous empêchent de développer vos compétences en gestion d'une manière qui fasse vraiment la différence. Le premier obstacle est que vous avez l'impression d'être sollicité dans de nombreuses directions différentes, ce qui vous laisse peu de temps pour vous concentrer sur votre propre développement dans ce rôle. Avant d'accéder à un poste de direction, vous étiez probablement très orienté service et habitué à accomplir les tâches instantanément. Maintenant, on attend de vous que vous assumiez vos responsabilités tout en jouant un rôle important dans la prise de décision commerciale, ce qui peut être un défi. L'acquisition de nouvelles compétences en gestion du temps peut vous aider.

En adoptant des activités pratiques de gestion du temps pour les nouveaux managers afin de les aider à structurer efficacement leur temps entre les membres de l'équipe, les réunions du conseil d'administration et leurs propres tâches, les managers peuvent se positionner pour mieux gérer la diversité des clients internes qui exigent constamment des solutions. Le besoin d'éteindre de petits feux partout ne disparaîtra pas, mais les compétences en gestion du temps peuvent en réduire l'impact.

Développer vos compétences en gestion

Le deuxième obstacle qui pourrait entraver votre succès est la « malédiction de la connaissance ». Ayant adopté une approche proactive dans votre précédent rôle opérationnel, vous avez « déjà vu ça, déjà fait ça » ; vous avez l'expérience de votre côté, mais en passant à un poste différent, cette expérience peut vous empêcher de changer et d'adapter votre approche aux nouvelles exigences du rôle. C'est pourquoi les réseaux de soutien externes et les cours de leadership en gestion en ligne peuvent aider à former les leaders de demain, comme vous ; ils sont conçus pour supplanter l'expérience passée par un apprentissage pratique et concret afin de vous aider à vous améliorer en tant que manager.

Au début, il est naturel de se sentir mal à l'aise et même un peu effrayé de commettre des erreurs au bureau, surtout quand tous les regards sont braqués sur vous. Vous êtes désireux d'apprendre et de vous développer pour minimiser les risques d'erreurs et vous assurer d'être préparé à toute situation, mais les opportunités de formation traditionnelles ne conviennent pas. On n'apprend pas en écoutant ; on apprend en faisant. Une formation pratique qui offre les compétences essentielles et les outils personnels nécessaires pour gérer les situations quotidiennes avec les employés est la meilleure pour le leadership.

Ces cours en ligne peuvent également vous guider lorsque vous commencez à diriger votre équipe à travers le changement. Comprendre comment les nouveaux managers peuvent utiliser les outils de leadership en gestion du changement pour aider les équipes à s'adapter au changement est essentiel pour tout leader qui se demande ce qui aidera les employés à accepter volontiers les nouvelles évolutions.

Alors que vous devez vous adapter à votre nouveau rôle de leader, votre équipe doit également s'adapter aux changements de structure organisationnelle, aux changements de hiérarchie et aux changements dans la manière dont elle est gérée, et c'est un aspect souvent négligé. En comprenant et en reconnaissant les besoins de l'équipe à ce moment-là, les nouveaux managers peuvent jeter les bases d'une équipe heureuse, inspirée et motivée, qui se sent soutenue, capable de demander de l'aide en cas de besoin et confiante.

Favoriser le succès au sein d'équipes diverses

Avant de passer à votre nouveau rôle, vous étiez peut-être déjà conscient que votre équipe serait composée d'individus de tous âges et de toutes origines. Ce qui n'était peut-être pas si clair, cependant, c'est que votre nouvelle équipe est également composée d'individus aux personnalités distinctes, issues de différences de croyances culturelles, d'expériences, de passions, d'intérêts, de niveaux de confiance, et bien plus encore. Comprendre les différents types de personnalités que vous pouvez trouver dans une équipe, et comment les gérer efficacement, est essentiel pour adopter une approche individuelle et percutante.

Être un bon leader, c'est être capable de puiser dans votre éventail de compétences en gestion et d'adapter votre approche à chacune des différentes personnalités au sein de votre équipe. Être un bon manager, c'est un peu comme être un caméléon, et bien qu'il ne soit pas possible d'être tout pour tout le monde, il est possible d'apporter à chacun le soutien dont il a besoin. Dans votre rôle précédent, vous étiez heureux de faire les choses à votre manière. Maintenant, il devient de plus en plus évident que différentes personnes peuvent réagir à différents styles de gestion.

Bien sûr, dans des équipes diverses où chacun a son propre style préféré et ses propres méthodes de travail, il existe un potentiel de conflit, et c'est une chose dont les nouveaux managers doivent être conscients. La formation en gestion des conflits facilite la compréhension de la manière d'identifier les différents types de conflits et de les gérer rapidement et efficacement. Une situation très courante dans laquelle les nouveaux managers se retrouvent souvent est qu'ils sont très conscients de la nécessité de résoudre les conflits, mais qu'ils manquent des compétences et des outils de gestion nécessaires pour gérer ces situations d'une manière qui aboutisse à un résultat clair pour toutes les parties concernées.

Obtenir des résultats

Les nouveaux leaders ont souvent deux rôles à remplir. Premièrement, ils doivent montrer au conseil d'administration qu'on peut leur faire confiance pour prendre les bonnes décisions pour l'entreprise. Deuxièmement, ils doivent montrer à leur équipe qu'ils les soutiennent et qu'ils s'engagent à les aider à atteindre leurs objectifs.

D'excellents résultats ne peuvent être obtenus sans prendre en compte les deux côtés de la médaille. Intégrer les deux dans votre approche peut être délicat, mais il existe certaines compétences en gestion et en leadership pour les nouveaux managers et superviseurs qui vous aideront à devenir un grand leader en qui le conseil d'administration a confiance et que les employés admirent. Ces compétences en gestion vous aident à gérer aussi efficacement vers le haut de la hiérarchie que vers le bas.

Sans ces compétences spécifiques en leadership et en gestion, il est facile pour les leaders de tomber dans le piège de simplement essayer de « forcer » les employés à se conformer au nouveau style de gestion, sans les soutenir ni les guider à travers le changement. Les nouveaux leaders, désireux de prouver leur valeur au conseil d'administration et de justifier leur promotion, peuvent également être tentés de microgérer les employés. Ces deux techniques peuvent faire plus de mal que de bien.

Pour obtenir d'excellents résultats, il est important de comprendre les effets des styles de leadership sur la motivation de l'équipe. Comprendre cela facilitera grandement la construction et la création d'une équipe plus heureuse et plus efficace, désireuse et capable de fournir de meilleurs résultats, ce qui implique d'utiliser des compétences en gestion qui favorisent le bien-être des personnes.

De par votre nature, vous avez peut-être un style de gestion assez directif, et apprendre à diriger d'une manière différente peut s'avérer un véritable défi. Mais cela en vaut la peine. Vous savez à quel point il est vital de motiver les gens et de vous assurer qu'ils aiment ce qu'ils font et qu'ils le font bien, et cela peut se produire naturellement en mettant en œuvre des styles de gestion basés sur la confiance et l'autonomie, qui offrent aux équipes la liberté de réussir.

Construire une culture d'équipe positive

La motivation peut être atteinte par l'application directe d'excellentes compétences en gestion, mais elle peut aussi être atteinte en concentrant ces compétences sur la construction d'une culture d'équipe positive qui nourrit les talents et inspire les employés à accomplir de grandes choses.

Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon définitive de construire une culture d'équipe positive, et cela dépendra largement du type de personnalités que vous avez au sein de votre équipe et du type d'industrie dans laquelle vous travaillez. Cependant, il existe certaines tactiques que les nouveaux managers peuvent utiliser pour construire une bonne culture d'équipe qui garantit que le bon employé est à la bonne place pour obtenir les meilleurs résultats à chaque fois. Une approche mesurée et réfléchie de cette manière aide à aligner les membres individuels de l'équipe afin qu'ils travaillent vers un objectif commun, soutenus les uns par les autres.

Le plus grand défi dans la construction d'une culture d'équipe positive est qu'il peut être difficile de mesurer le succès. Si les choses vont mal au sein de votre équipe, en tant que manager, vous en entendrez sûrement parler. Cependant, lorsque les employés sont heureux, vous ne les voyez peut-être pas ou n'entendez pas parler d'eux, il est donc difficile de savoir quand vous faites quelque chose de bien. C'est pourquoi il est important de consulter régulièrement votre équipe, en sollicitant leurs commentaires et leurs opinions.

En construisant une culture d'équipe positive et une relation positive avec vos employés, il devient également plus facile de communiquer… même lorsque vous devez annoncer de mauvaises nouvelles. Bien qu'il existe de nombreuses techniques de communication efficaces qu'un nouveau manager peut utiliser pour annoncer de mauvaises nouvelles aux employés, le soutien d'une bonne culture d'équipe et d'un environnement amical peut aider à rendre les situations difficiles un peu moins stressantes. Les exercices de conversations difficiles peuvent être inestimables ici, surtout si c'est un domaine où vous manquez d'expérience.

En tant que manager, vous êtes très conscient que, bien que rares, les « conversations de mauvaises nouvelles » font partie de vos nouvelles responsabilités. Celles-ci ne sont jamais faciles pour aucune des parties, et vous pouvez vous sentir nerveux à l'idée de gérer efficacement ces situations, surtout si vous avez pris l'habitude d'être direct, mais pas toujours diplomate. Cependant, il est important de se rappeler que l'une des raisons pour lesquelles vous avez été promu à votre nouveau poste, parmi tous les candidats possibles, est votre capacité à exceller en communication personnelle. Vous avez ce qu'il vous faut ; il vous suffit des outils pour mettre en œuvre vos compétences de gestion innées.

Communiquer avec le conseil d'administration

Même dans votre nouveau rôle de manager, vous pourriez encore avoir du mal à faire approuver vos propositions et projets par le conseil d'administration. Cette situation ne vous est pas propre ; de nombreux nouveaux leaders se retrouvent dans une position similaire, et cela se produit parce que vous abordez très probablement le « haut » de la même manière que vous abordez le « bas » ; vous utilisez les mêmes compétences en gestion pour les membres du conseil d'administration que pour votre équipe.

Communiquer avec le conseil d'administration est différent et exige un style différent. Il existe une gamme de techniques de présentation que les nouveaux managers peuvent utiliser pour faire approuver leurs plans par le conseil d'administration et obtenir le budget du projet, ce qui peut rendre la gestion du « haut » beaucoup plus simple. Ces techniques sont axées sur le leadership. Bien que vous puissiez avoir peur de décevoir vos supérieurs en n'atteignant pas les objectifs et donc vouloir adopter une approche plus passive, aller de l'avant avec confiance et des compétences en leadership est essentiel.

Vous pourriez vous sentir frustré de ne pas pouvoir faire approuver vos propositions par vos supérieurs, et la vérité est qu'il n'y a pas de solution miracle. Au lieu de cela, il s'agit d'acquérir plus d'expérience dans votre rôle ; de comprendre les meilleures méthodes pour présenter et communiquer vos stratégies, de saisir les opportunités d'apprentissage pratique et concret, et de développer vos compétences en gestion d'une manière qui vous aide à réussir.

‍