10 toptips voor effectief zakelijk schrijven

Dit artikel is oorspronkelijk geschreven en gepubliceerd door Speak First

Het produceren van duidelijke, effectieve en professionele schriftelijke communicatie is een van de manieren om de beste organisaties te onderscheiden van de rest. Het is ook essentieel om steun van het bedrijf te krijgen en om uw ideeën effectief over te brengen. We hebben enkele hints en tips verzameld voor effectief zakelijk schrijven.

1. Weet wat je probeert te bereiken

Het is cruciaal dat je weet wat je doel is. Soms geef je gewoon informatie, maar vaak probeer je invloed uit te oefenen en te overtuigen — om de ontvanger een of andere actie te laten ondernemen. Om zo duidelijk mogelijk te zijn over wat je doel is, kun je kernboodschappen formuleren om dit te bereiken.

2. Denk aan je ontvanger (s)

Wat weten ze allemaal over je onderwerp — en wat willen ze weten? Wat zijn hun zorgen? Wat is hun houding? Willen ze veel details of gewoon een overzicht? Wat gaan ze doen met de informatie die je verstrekt?

3. Hou het simpel — minder is meer

Mensen hebben het druk en hebben geen tijd om lange documenten te lezen. Als u uw punt beknopt overbrengt, vergroot u de kans dat ze lezen wat u te zeggen hebt en ernaar te handelen.

4. Zorg voor een logische structuur

Zorg ervoor dat wat je schrijft makkelijk te volgen is door het goed te structureren. Zorg ervoor dat het ene punt op natuurlijke wijze overgaat in het volgende. Besteed tijd aan het plannen van je structuur wanneer je begint en je bespaart tijd tijdens het schrijven — en het resultaat zal beter zijn.

5. Breek het uit

alinea Gebruik's, tussenkopjes en opsommingstekens om je schrijfstijl op te splitsen. Grote tekstwanden worden zelden grondig gelezen omdat ze ondoordringbaar en onuitnodigend uitzien.

6. Zorg voor de juiste toon

Er zijn drie F's als het op toon aankomt: formeel, vriendelijk en vertrouwd. Rapporten zijn meestal formeel, terwijl e-mails vaak vriendelijk zijn. Gebruik alleen een vertrouwde toon bij vrienden of collega's die je heel goed kent — het is zelden geschikt voor zakelijke communicatie.

7. Maak het gemakkelijk te lezen

Schrijf gewoon in het Engels. Vermijd lange, ingewikkelde zinnen. Kies voor een gemiddelde lengte van 17 woorden, waarvan sommige veel korter zijn. Gebruik eenvoudige woorden en zinnen ('gebruik' in plaats van 'gebruiken', 'nu' in plaats van 'in de huidige situatie').

8. Gebruik overtuigende taal

Gebruik 'Power Talk' ('Ik ben ervan overtuigd dat u ons voorstel interessant vindt') en niet 'Wimp Talk' ('Ik hoop dat u ons voorstel interessant vindt'). Zet je belangrijkste punt aan het einde van de zin waar het de meeste impact zal hebben. Met overtuiging en zekerheid schrijven vergroot u uw geloofwaardigheid en krijgt de ontvanger vertrouwen in wat u te zeggen hebt.

9. Zorg voor de juiste spelling en grammatica

Mensen die zich om zulke dingen bekommeren, geven er veel om. Als je fouten maakt in je spelling en grammatica — zoals 'ze' gebruiken in plaats van 'hun', of 'minder' terwijl het 'minder' zou moeten zijn — zullen ze ook gaan twijfelen over de inhoud van je communicatie.

10. Voer een laatste, zorgvuldige controle uit om grondig te proeflezen

Print het document uit — het is gemakkelijk om dingen over het hoofd te zien bij een laatste controle op het scherm. Lees alles twee keer: één keer voor betekenis, één keer op zoek naar fouten. Laat iemand anders ook belangrijke documenten lezen. Ze zullen dingen ontdekken die je hebt gemist.

Bij Lepaya helpen wij organisaties toptalent te behouden door een cultuur van continu leren te creëren. We bouwen sterkere teams en inspireren toekomstige leiders door innovatieve leerervaringen aan te bieden via onze Power Skills-training.

VERTEL ME MEER