Les 10 meilleurs conseils pour une rédaction commerciale efficace

Cet article a été initialement écrit et publié par Speak First

Produire des communications écrites claires, efficaces et professionnelles est l'un des moyens de différencier les meilleures organisations des autres. C'est également essentiel pour obtenir l'adhésion de l'entreprise et faire passer vos idées efficacement. Nous avons compilé quelques conseils et astuces pour une rédaction commerciale efficace.

1. Sachez ce que vous essayez de réaliser

Il est essentiel que vous sachiez quel est votre objectif. Parfois, vous ne faites que donner des informations, mais vous chercherez souvent à influencer et à persuader, pour amener le destinataire à agir. Être aussi clair que possible sur votre objectif vous permettra de formuler des messages clés pour l'atteindre.

2. Pensez à votre/vos destinataire (s)

Que savent-ils déjà à propos de votre sujet et que souhaitent-ils savoir ? Quelles sont leurs préoccupations ? Quelle est leur attitude ? Est-ce qu'ils veulent beaucoup de détails ou simplement une vue d'ensemble ? Que feront-ils des informations que vous fournissez ?

3. Restez simple : moins c'est plus

Les gens sont occupés et n'ont pas le temps de lire de longs documents. Faire passer votre message de manière concise augmente les chances qu'ils lisent ce que vous avez à dire et qu'ils agissent en conséquence.

4. Disposer d'une structure logique

Faites en sorte que ce que vous écrivez soit facile à suivre en le structurant correctement. Faites en sorte qu'un point passe naturellement au suivant. Passez du temps à planifier votre structure lorsque vous commencez et vous gagnerez du temps au stade de la rédaction, et le résultat sera meilleur.

5. Décomposez-le

Utilisez des paragraphes, des sous-titres et des puces pour séparer votre écriture. Les grands murs de texte sont rarement lus à fond car ils semblent impénétrables et peu attrayants.

6. Trouvez le bon ton

Il existe trois F en matière de ton : formel, amical et familier. Les rapports ont tendance à être formels alors que les e-mails sont souvent conviviaux. Utilisez un ton familier uniquement avec des amis ou des collègues que vous connaissez très bien. C'est rarement approprié pour les communications professionnelles.

7. Rendez-le facile à lire

Écrivez en anglais clair. Évitez les phrases longues et compliquées. Optez pour une longueur moyenne de 17 mots, dont certains sont beaucoup plus courts. Utilisez des mots et des expressions simples (« utiliser » plutôt que « employer », « maintenant » plutôt que « dans la situation actuelle »).

8. Utilisez un langage convaincant

Utilisez « Power Talk » (« Je suis sûr que notre proposition vous intéressera ») et non « Wimp Talk » (« J'espère que notre proposition vous intéressera »). Placez votre point principal à la fin de la phrase, là où il aura le plus d'impact. Écrire avec conviction et certitude renforcera votre crédibilité et permettra au destinataire de se sentir en confiance dans ce que vous avez à dire.

9. Corrigez votre orthographe et votre grammaire

Les gens qui se soucient de telles choses s'en soucient beaucoup. Si vous faites des fautes d'orthographe et de grammaire, par exemple si vous utilisez « ils sont » au lieu de « leur », ou « moins » alors que cela devrait être « moins », ils commenceront également à douter du contenu de votre communication.

10. Effectuez une dernière vérification minutieuse pour une relecture complète

Imprimez le document : il est facile de passer à côté de certains éléments lors de la dernière vérification à l'écran. Lisez tout deux fois : une fois pour le sens, une fois pour les erreurs. Demandez à quelqu'un d'autre de lire également les documents importants. Ils repéreront les choses que tu as manquées.

Chez Lepaya, nous aidons les organisations à retenir les meilleurs talents en créant une culture d'apprentissage continu. Nous formons des équipes plus solides et inspirons les futurs leaders en proposant des expériences d'apprentissage innovantes grâce à notre formation Power Skills.

DIS-M'EN PLUS