6 Schritte zur Entwicklung persönlicher Effektivität

Dieser Artikel wurde ursprünglich von Speak First geschrieben und veröffentlicht

Jeden Tag ist es dieselbe alte Geschichte — jeder hat zu viel zu tun und nicht genug Zeit dafür. Wie sollen Sie also Ihre Ziele erreichen, wenn Sie nur den Überblick über die dringenden Aufgaben behalten können?

Mit nur ein paar kleinen Änderungen an Ihrer Arbeitsweise können Sie Ihre persönliche Effektivität drastisch steigern, was Ihnen hilft, bei der Arbeit ruhiger zu sein und Ihren Tag viel weniger stressig zu gestalten.

1. Finde heraus, wie du deine Zeit verbringst

Denke ehrlich darüber nach, wie du deine Zeit verbringst. Konzentrierst du dich hauptsächlich auf deine wichtigsten Ziele oder verbringst du zu viel Zeit mit kleinen Ablenkungen?

Erstellen Sie zwei Listen: Die erste enthält alles, was Sie in einer typischen Arbeitswoche tun, und geben Sie für jede Aktivität eine geschätzte Zeit an. Die zweite Liste enthält die wichtigsten Dinge, die Sie in den nächsten zwölf Monaten erreichen möchten. Vergleichen Sie sie und prüfen Sie, ob Sie Ihre Zeit auf die richtige Weise verbringen. Sind die zeitaufwändigsten Aktivitäten wirklich so viel Zeit wert?

Denke bei allem, was du tust, darüber nach, ob es wirklich wichtig ist, welchen Wert es dir gibt und ob es dich zu deinen Zielen bringt oder von ihnen wegbringt.

2. Priorisieren und planen

Nachdem Sie Ihre Ziele und wichtigen Aktivitäten aufgeschrieben haben, sollten Sie nun entscheiden, in welcher Reihenfolge Sie die Dinge erledigen möchten. Eine klare und effiziente Methode zur Erstellung Ihrer To-Do-Liste ist die Verwendung dieses Rasters:

Quadrant 1 ist voll von drohenden Deadlines, Krisen und dringenden Besprechungen.
Q2 dient der Zukunftsplanung, der Antizipation von Problemen und der Arbeit an längerfristigen Visionen und Werten (Sie möchten die meiste Zeit hier verbringen).
In Q3 gibt es viele Unterbrechungen, Telefonanrufe, E-Mails und Besprechungen.
Q4 besteht hauptsächlich aus Nebensächlichkeiten, Zeitverschwendung und Prokrastination, die Sie minimieren möchten.

Schauen Sie sich als Nächstes jede Aufgabe an und entscheiden Sie, ob sie sofort umsetzbar ist. Du solltest in der Lage sein, allem, was auf deinem Schreibtisch auftaucht, eine dieser vier Aktionen zuzuweisen:
Mach es — Wenn du es schnell schaffst, dann tu es einfach.
Lösche es — Lass es fallen und mach weiter.
Delegieren Sie es — Gibt es noch jemanden, an den du es weitergeben kannst?
Verschiebe es — Planen Sie einen Zeitpunkt dafür später ein.

Dies wird Ihnen helfen, mehr Zeit damit zu verbringen, sich auf Ihre langfristigen Ziele zu konzentrieren und Rollen proaktiv zu planen und zu delegieren, anstatt Dinge auf die letzte Minute zu übertragen, wenn sich alles wie eine Krise anfühlt.

3. Verwalte deine E-Mails

E-Mails sind eine der beständigsten und tiefgreifendsten Ablenkungen, die Produktivität und persönliche Effektivität beeinträchtigen. Wie oft wurden Sie durch eine E-Mail, die auf dem Bildschirm auftauchte, von dem, was Sie gerade getan haben, abgelenkt? Und in unserer Zeit der Smartphones und Konnektivität führt kein Weg daran vorbei.

Anstatt bei jeder Benachrichtigung zu springen, sollten Sie versuchen, Ihren Posteingang im Laufe des Tages regelmäßig zu überprüfen und Zeit für das Lesen und Beantworten von E-Mails einzuplanen. Dies sollte dazu beitragen, dass sie nicht zu überwältigend werden.

Versuchen Sie außerdem, Ihren Posteingang jedes Mal, wenn Sie ihn aufrufen, auf Null zu reduzieren. Genau wie bei Ihrer Aufgabenliste wird es schnell zu einer viel vernünftigeren Aufgabe, wenn Sie entscheiden, jede E-Mail zu erledigen, zu löschen, zu delegieren, zurückzustellen oder zu speichern.

4. Sei dir deiner Energie und Willenskraft bewusst

Willenskraft ist unsere Willensstärke, Entscheidungen oder Pläne umzusetzen, die Fähigkeit, mit Emotionen umzugehen und sie zu kontrollieren, und sie trägt maßgeblich zu unserer persönlichen Effektivität bei. Leider ist es auch eine endliche Ressource, die im Laufe unseres Tages schwankt.

Am Morgen haben wir als Erstes die meiste Energie und damit die größte mentale Belastbarkeit. Am Nachmittag ist ein Großteil Ihrer Energie für die Entscheidungsfindung und Impulskontrolle aufgebraucht. Wenn Sie das Büro verlassen haben und wieder zu Hause sind, hat sich Ihr Körper ein wenig für den kommenden Abend erholt. Dieser natürliche Zyklus von Höhen und Tiefen ist als der zirkadiane Rhythmus bekannt.

Wenn du dir bewusst wirst, wie sich deine Energie im Laufe des Tages verändert und welche Aktivitäten dich am meisten belasten, kannst du damit beginnen, deine Aufgaben nach diesem Zeitplan zu planen. Teilen Sie Ihren Tag in Blöcke ein und planen Sie Aufgaben, die für diese Tageszeit am besten geeignet sind, basierend auf Ihrem Energie- und Wachsamkeitsniveau.

Nachdem Sie sich entschieden haben, wie Sie Ihren Tag blockieren möchten, ist es wichtig, dass Sie sich daran halten. Sie haben diese Aktivitäten aus einem bestimmten Grund in diese Zeiten gelegt, stellen Sie also sicher, dass Sie ununterbrochene Zeit haben, um sie tatsächlich auszuführen.

5. Eliminiere die Time Bandits

Zeitbanditen sind triviale Aktivitäten und sinnlose Aufgaben, die dir deine Zeit stehlen. Sie haben keinen wirklichen Wert, aber irgendwie verbringt man sowieso viel zu lange mit ihnen. Sie befinden sich normalerweise in den Quadranten 3 und 4 unseres Rasters von oben. Dinge wie Unterbrechungen und ineffiziente Prozesse sind allesamt klassische Zeitbanditen. Manche sind unvermeidlich, aber Dinge wie persönliche Zeitmessung oder zu viele unwichtige Gespräche lassen sich leicht beheben.

Anstatt so viel Zeit durch ständige Unterbrechungen zu verlieren, sollten Sie versuchen, sie proaktiv zu stoppen, bevor sie beginnen, indem Sie Ihre Beziehungen verwalten und Grenzen und Erwartungen setzen. Wenn Sie regelmäßig von jemandem unterbrochen werden, teilen Sie ihm einen besseren Zeitpunkt mit, um mit Ihnen zu sprechen, oder lassen Sie die Leute wissen, dass Sie nicht gestört werden möchten, wenn sie Sie bei der Arbeit an einem bestimmten Projekt sehen.

Seien Sie auch vorsichtig, wenn Sie nicht an unnötigen Besprechungen teilnehmen. Sie können eine großartige Gelegenheit sein, um mit Kollegen, Vorgesetzten und Kunden zu sprechen und von ihnen zu hören, aber wenn Sie zu lange in ihnen verbringen, können Sie möglicherweise nicht in der Lage sein, die wichtige Arbeit zu erledigen, die Sie in ihnen besprochen haben. Sie sollten nur an Besprechungen teilnehmen, an denen Sie wirklich teilnehmen müssen und in denen Sie den tatsächlichen Wert erkennen können. Wenn Sie die Tagesordnung im Voraus kennen, schauen Sie, ob Sie einfach zu den für Sie relevanten Teilen kommen können.

6. Lerne mit dir selbst umzugehen

Sie haben Ihre Aufgaben priorisiert, Ihren Posteingang bereinigt und Ihre Unterbrechungen begrenzt. Jetzt sind Sie selbst das Einzige, was Sie zurückhält. Viele der größten Ablenkungen kommen von unserem eigenen Gehirn und es ist wichtig zu wissen, wie wir uns konzentrieren können.

Begrenzen Sie zunächst die Anzahl potenzieller Ablenkungen, die Sie um sich herum haben. Wenn Sie beispielsweise den Bericht von gestern immer wieder lesen, legen Sie ihn außer Sichtweite in eine Schublade. Wenn Sie ständig auf Twitter nachschauen, schließen Sie den Browser, und jeder auf der Welt täte besser daran, seine Telefone vom Schreibtisch zu nehmen.

Aber das sind immer noch externe Ablenkungen. Sie müssen auch in der Lage sein, die „Popups“ Ihres Gehirns zu erkennen. Dies sind die kleinen Gedanken und Tagträume, die Sie von der anstehenden Aufgabe ablenken. Indem Sie erkennen, wann Sie abgelenkt werden, und sich fragen: „Ist das momentan die beste Nutzung meiner Zeit?“ und dann vielleicht für später notieren, um konzentriert zu bleiben und ein Experte darin zu werden, Ihre persönliche Effektivität zu steigern.

Bei Lepaya helfen wir Unternehmen, Top-Talente zu halten, indem wir eine Kultur des kontinuierlichen Lernens schaffen. Wir bilden stärkere Teams und inspirieren zukünftige Führungskräfte, indem wir im Rahmen unseres Power Skills-Trainings innovative Lernerfahrungen bieten.

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