10 Geheimnisse für einen guten Umgang mit Fragen

Dieser Artikel wurde ursprünglich von Speak First geschrieben und veröffentlicht

Sie haben recherchiert, die Folien vorbereitet und Ihre Präsentation geprobt. Sie haben die Kontrolle über alles. Nun, fast alles. Eine Frage-und-Antwort-Sitzung kann eine entmutigende Erfahrung sein, da Sie keine Ahnung haben, was die Leute fragen werden oder ob sie überhaupt etwas fragen werden. Wenn Sie diese zehn einfachen Schritte befolgen, können Sie das Selbstvertrauen haben, mit der Situation mühelos umzugehen.

1. Sag, wann du Fragen beantworten wirst

Legen Sie zunächst Ihre Grundregeln fest. Beantworten Sie die Fragen durchgehend oder möchten Sie, dass Ihr Publikum bis zum Ende Fragen stellt? Wenn du sicherstellst, dass deine Zuhörer das gleich zu Beginn wissen, dann können sie glücklicher und weniger unbehaglich sein, wenn es darum geht, raten zu müssen, was du akzeptierst, und du kannst es leichter haben, ohne in einem nervigen Moment unterbrochen zu werden.

Manchmal haben Sie jedoch möglicherweise keine Wahl. Wenn ein leitender Angestellter oder ein Kunde Sie mitten im Arbeitsablauf unterbricht — auch wenn Sie am Ende nach Fragen gefragt haben — beantworten Sie diese sofort.

2. Höre dir die Frage genau an

Stellen Sie sicher, dass Sie zuhören und die Frage verstehen. Wenn Sie es beim ersten Mal nicht richtig gehört haben, bitten Sie sie, es etwas lauter zu wiederholen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was sie bedeuten, überprüfen Sie dies zuerst, bevor Sie antworten. Achten Sie in dieser Situation darauf, sie nicht in Verlegenheit zu bringen, indem Sie Ihre Bitte um Klarheit so positionieren, dass Sie sie nicht verstanden haben, anstatt dass sie auf inkohärente oder unklare Weise kommuniziert haben. Es kann oft eine gute Idee sein, die Frage zu wiederholen. Dadurch kann der Fragesteller Sie korrigieren, wenn Sie etwas falsch verstanden oder missverstanden haben, und wenn Sie ein ziemlich großes Publikum haben, stellen Sie sicher, dass die Leute im Hintergrund wissen, was gefragt wurde. Es ist auch ein netter Trick, Ihnen ein paar Sekunden mehr Zeit zu geben, um über Ihre Antwort nachzudenken.

3. Beantworten Sie die gestellte Frage

Wenn Sie eine schwierige Frage bekommen, kann es sehr verlockend sein, etwas Ähnliches zu beantworten, von dem Sie sich wünschen, dass sie es stattdessen gestellt hätte. Auch wenn Sie die Antwort nicht kennen (dazu später mehr), müssen Sie direkt auf die Frage antworten. Die Leute sind schlau und werden es merken, wenn Sie der Frage ausweichen.

4. Teilen Sie mehrere Fragen auf

Jemand steht auf, um eine Frage zu stellen und beginnt mit: „Ok, meine Frage ist also in drei Abschnitte gegliedert...“, was machst du? Anstatt bei der Beantwortung jedes einzelnen Punktes stecken zu bleiben, hören Sie sich ihre Fragen genau an und finden Sie heraus, was das zentrale Thema ihrer Frage ist, und beantworten Sie das.

Wenn Sie einen Satz wie „Sie haben dort mehrere Dinge gefragt, ich werde mit Ihrem Standpunkt zur Logistik beginnen“ verwenden, können Sie die Fragen in ihre eigenen Punkte aufteilen und sie übersichtlicher gestalten. Dies erleichtert es auch Ihrem Publikum, den Überblick über Ihre Antworten zu behalten. Wenn Sie Zeit haben, können Sie später auf ihre anderen Fragen zurückkommen.

5. Bleib ruhig und halte inne

Sobald Sie sich die Frage angehört haben, können Sie sich ein paar Sekunden Zeit nehmen, um Ihre Gedanken zu sammeln, bevor Sie antworten. Sie sollten sich nicht länger als fünf Sekunden Zeit nehmen (sonst geraten Sie in eine unangenehme Phase der Stille), aber das ist genug Zeit, um durchzuatmen, ruhig zu bleiben und dann selbstbewusst zu sprechen.

6. Halte es kurz

Sie beantworten Fragen und halten keine ganze zweite Präsentation. Halten Sie Ihre Antworten fokussiert und auf den Punkt. Vermeiden Sie es, weiter zu wackeln, vor allem, wenn noch viel mehr Leute darauf warten, ihre eigene Frage zu stellen. Sie möchten nicht, dass Ihnen die Zeit davonläuft, nachdem Sie nur die erste Frage beantwortet haben, obwohl zehn andere Personen auch ihre Hände hoch hatten.

7. Was ist, wenn Sie die Antwort nicht wissen?

Dies ist wahrscheinlich die größte Angst der meisten Menschen, nach einer Präsentation Fragen zu stellen — was ist, wenn jemand eine Frage stellt, auf die Sie keine Antwort wissen? Nun, Sie haben tatsächlich ein paar verschiedene Möglichkeiten.

Du könntest einfach sagen „Ich weiß es nicht“. Sie können anbieten, es nachzuschlagen und sich bei ihnen zu melden, oder einfach zugeben, dass Sie es nicht wissen, und weitermachen. Es ist keine Schande, nicht alles zu wissen, und Sie sollten es auf keinen Fall erraten. Damit kommst du allerdings nur einmal durch. Mehr als das und du scheinst unvorbereitet zu sein.

Ihre zweite Wahl ist, wenn Sie wissen, dass jemand anderes im Raum die Informationen hat, dann könnten Sie ihn bitten, die Frage zu beantworten. Oder weisen Sie den Fragesteller darauf hin, wo er eine Antwort finden könnte — beispielsweise einen bestimmten Bericht oder eine bestimmte Website. Erkundigen Sie sich jedoch im Voraus bei der Person, da sie sich möglicherweise unwohl fühlt, wenn sie an Ort und Stelle gebracht wird.

Und Ihre dritte Option besteht darin, zu versuchen zu antworten, aber mit dem ganz klaren Vorbehalt: „Ich bin mir nicht zu 100% sicher“. Das ist nicht dasselbe wie zu sagen, dass Sie es nicht wissen, denn es ermöglicht Ihnen, immer noch eine Antwort zu geben, oder vielleicht nur einen Teil einer Antwort, aber es zeigt Ihrem Publikum, dass Sie nicht das gleiche Vertrauen in das haben, was Sie sagen, wie Sie es im Rest Ihrer gut recherchierten Präsentation hatten. Dies ist eine großartige Option, wenn Sie bereits „Ich weiß nicht“ gesagt haben und niemand sonst anwesend ist, der über das Wissen zu dem Thema verfügt.

8. Halten Sie den Augenkontakt aufrecht

Schenken Sie der Person, die die Frage gestellt hat, während sie spricht und dann in den ersten Sekunden Ihrer Antwort Ihre volle Aufmerksamkeit. Dies zeigt, dass Sie aktiv zuhören, was sie fragt, und dass Ihre Antwort speziell an sie gerichtet ist. Während Sie sprechen, können Sie Ihren Fokus erweitern und mit dem gesamten Raum sprechen. Wenn Sie jedoch mit Ihrer Antwort fertig sind, sollten Sie zu der Person zurückkehren, die danach gefragt hat, um zu überprüfen, ob sie mit Ihrer Antwort zufrieden ist.

9. Was ist, wenn niemand eine Frage stellt?

Vermeiden Sie die Versuchung, die Stille willkürlich zu füllen. Warte einen Moment, manche Menschen sind nervös, derjenige zu sein, der zuerst spricht, und halten sich zurück oder zögern. Sobald Sie genug Zeit eingeplant haben, um sicherzugehen, dass niemand etwas fragen möchte, könnten Sie sich selbst eine Frage stellen, indem Sie etwas sagen wie: „Eine Frage, die mir oft gestellt wird, ist...“

10. Hinterlassen Sie ihnen Ihre Kernbotschaft

Halten Sie Ihre Frage- und Antwortrunde vor Ihren Schlussbemerkungen ab. Nachdem Sie die letzte Frage beantwortet haben, fassen Sie Ihre Kernbotschaft zusammen und rufen Sie zum Handeln auf. So haben Sie das letzte Wort und haben die volle Kontrolle über das Letzte, woran Ihr Publikum denkt.

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